傳統(tǒng)制造業(yè)作為商業(yè)社會發(fā)展的絕對推力，伴隨其產(chǎn)業(yè)的規(guī)模化，許多舊有的管理癥結(jié)逐漸浮出水面。一些"百年老店"的CIO們或許已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，繼續(xù)沿襲傳統(tǒng)辦公模式將導致工作效率持續(xù)低下，辦公設(shè)備部件老化、功能單一，與現(xiàn)代高效辦公的需求越來越不不相匹配。制造業(yè)在追求自身產(chǎn)品創(chuàng)新的同時，也在不斷探索如何突破舊有模式，打造更高效的工作流。
同樣的問題也曾困擾某世界500強涂料制造企業(yè)中國總部的管理層。據(jù)負責人介紹，該總部由于負責國內(nèi)各生產(chǎn)基地、銷售公司、實驗室以及培訓中心的運營，日常辦公形式更趨于多樣化，而且流程繁冗復雜。原有辦公設(shè)備已經(jīng)明顯無法適應(yīng)工作需求。企業(yè)希望通過導入專業(yè)辦公解決方案來徹頭徹尾擺脫這些辦公管理痼疾，并最終選擇柯尼卡美能達OPS綜合提案服務(wù)進行了成功的實施。
傳統(tǒng)型辦公面臨"三大難"
"我們的業(yè)務(wù)覆蓋多個商業(yè)領(lǐng)域，由于業(yè)務(wù)量的不斷增加，日常辦公設(shè)備已經(jīng)無法滿足工作負荷，"該企業(yè)信息化負責人描述了方案導入前辦公應(yīng)用的"三大難"狀況。
一是設(shè)備使用難。"總部各部門共計擁有辦公輸出設(shè)備近35臺，其中大部分是單功能打印機，大多數(shù)設(shè)備使用年限已經(jīng)超過5年，有的型號已經(jīng)停產(chǎn)，這樣的設(shè)備基礎(chǔ)遠遠無法負荷總部25萬張的月印量，而且現(xiàn)代型的環(huán)保、高效辦公需要到雙面輸出、安全管控等功能擴展都無法實現(xiàn)。"二是后期維護難，這也是IT部門日常負擔最重、耗時最多的工作之一。由于公司不同時段采購的辦公設(shè)備品牌眾多、型號老舊、布局分散，導致日常維護頻繁，而且全部依靠人工操作，浪費了大量的人力物力。即便如此，辦公設(shè)備的工作效率仍然令人堪憂。三是成本管控難，壓縮成本是制造企業(yè)迫在眉睫的問題，原有模式不能即時呈現(xiàn)各部門設(shè)備使用和耗材消耗情況，除了可見的購機成本、維護成本外，更多譬如紙張浪費等隱性管理成本難以掌握。
"軟硬兼施" 扭轉(zhuǎn)低效辦公困境
客戶的需求一直是推動柯尼卡美能達解決方案進行創(chuàng)新的重要力量。經(jīng)過方案專家的前期現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集，和文印類型的分析，柯尼卡美能達為該客戶提供了"量身定制"的OPS綜合提案服務(wù)，實施涵蓋軟硬件的個性化改善項目。
一套辦公解決方案是否行之有效，首先以合理的硬件配置為基礎(chǔ)。
柯尼卡美能達為客戶列出了一張"縮減版"的設(shè)備清單，將以往多臺單一功能設(shè)備更換為多功能復合機，僅通過一臺設(shè)備就可以輕松應(yīng)對日益增長的打印、復印、掃描等一系列復雜文檔輸出工作，并按照使用頻次，配以包括bizhub 283、bizhub 552、bizhub C220及bizhub C552在內(nèi)的黑白、彩色中高速檔復合機。然后根據(jù)各部門的物理位置、員工走動頻率及工作組安排，對設(shè)備布局進行了統(tǒng)一、科學的布局規(guī)劃，最大程度節(jié)約辦公資源。
以全新設(shè)備為基礎(chǔ)，柯尼卡美能達繼續(xù)導入PSES管理分析軟件中的兩個模塊，Net Care Device Manager及Authentication Manager，用以幫助客戶統(tǒng)計、分析每臺設(shè)備的即時使用情況，控制各部門的辦公費用支出。每月該系統(tǒng)將自動生成統(tǒng)計報表，使企業(yè)管理層原先對設(shè)備及輸出費用渾然不知的情況也得到了顯著的改善，"成本可視化"讓實時控制和監(jiān)督更加有效。另外，企業(yè)在選購新的設(shè)備時，推薦采用租賃或抄表的方式，大大削減總體擁有成本。
高效工作流為客戶帶來驚喜
在柯尼卡美能達解決方案導入后，通過各方反饋和數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)各個層面對日常辦公發(fā)生的明顯變化感到欣喜。員工普遍反映新設(shè)備在功能方面的多樣化為工作節(jié)省了大把時間，辦公環(huán)境也更為安全舒適。采購和行政管理部門對"一元化"售后服務(wù)窗口所降低的人力和時間成本表示滿意，IT部門的后期維護也不再成為難題，"我們能夠切身體會到設(shè)備管理及故障處理時間減少，不再需要面對設(shè)備維護帶來的繁重的工作量，讓IT部門可以專攻更核心的業(yè)務(wù)。"
除此之外，新方案實施最大的驚喜是，在實際使用過程中采用先進的刷卡打印技術(shù)。"打印前先刷卡認證，使得所有打印任務(wù)都可以追蹤到每一設(shè)備、每一個人和部門，每月辦公成本以清晰的報表形式呈現(xiàn)。由于采用了這種管理手段，杜絕了輸出文件閑置的問題，確保打印輸出的安全性，員工的錯誤打印也可以提前刪除，進一步節(jié)省了不必要的辦公支出。"
對于柯尼卡美能達OPS綜合提案服務(wù)的總體評價，企業(yè)負責人談到，"雖然市場上提供辦公解決方案的供應(yīng)商不在少數(shù)，但我們經(jīng)過多輪招標最終確認選擇柯尼卡美能達。從合作過程看來，柯尼卡美能達能切實站在客戶的角度，實實在在地解決我們遇到的困境。OPS綜合提案服務(wù)是一套智能、高效、安全的辦公解決方案，真正幫助我們改善了工作流程，提高了文檔輸出品質(zhì)和效率，公司各方對方案的實施效果都非常滿意。而雙方更深入的合作也正在順利進行。"
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